Rapport – projekt Oprettelse af lokalbibliografisk database 

Jørgen Gram Christensen, Vejle Bibliotek
7. januar 2008

 

 

 

 

 

Indledning

I perioden 1. marts 2007 - 31. august 2007 har Vejle Bibliotek med støtte fra Udviklingspuljen for folke- og skolebiblioteker gennemført projekt Oprettelse af lokalbibliografisk database. Projektledelsen har været forestået af Vejle Bibliotek, med Lone Knakkergaard, Vejle Bibliotek, som projektansvarlig og Jørgen Gram Christensen, Vejle Bibliotek, som projektleder. Projektet har været fulgt af DLU og har haft PAL som sparringspartner. Den praktiske udførelse af projektet er gennemført af Vejle Bibliotek, med DBC og en lang række folkebiblioteker som samarbejdspartnere.
Projektet har stået for udviklingen og oprettelsen af en landsdækkende, lokalbibliografisk database, hostet af DBC, med placering i DanBib og adgang via Netpunkt. Databasen er etableret vha. upload af data fra amtskommunale og kommunale lokalbibliografiske databaser, samt data fra ordinære bibliotekskataloger, udvalgt på baggrund af beholdningsoplysninger fra lokalsamlinger.

I projektperioden har Vejle Bibliotek i samarbejde med DBC været supervisor på indsamlingen af data, efterfølgende tilrettelse af data med henblik på kompatibilitet med datakrav i DanBib, herunder lokalisering af data, samt udarbejdelse af struktur til præsentation af data i Netpunkt.

 

Baggrund

Projekt Oprettelse af lokalbibliografisk database har haft sin baggrund i det af Vejle Bibliotek i 2006 gennemførte forprojekt Udvikling af lokalbibliografisk arbejde, ligeledes støttet af Udviklingspuljen.
Projektrapporten fra forprojektet er en statusbeskrivelse af det lokalbibliografiske arbejde og en undersøgelse af mulige scenarier for den lokalbibliografiske fremtid, ud fra delelementer bestående af en historisk gennemgang, afdækning af brugerbehov, beskrivelse og analyse af dokumenttyper, beskrivelse og analyse af datagrundlag mht. formater og standarder, beskrivelse og analyse af formidlingsformer samt beskrivelse og analyse af organisation og økonomi.
Rapporten konkluderer, at der er behov for en mere effektiv formidling af de lokalbibliografiske materialer. Den optimale formidlingsmodel opnås ved en fælles præsentation af materialerne i en landsdækkende database, integreret i DanBib, og med præsentation via Netpunkt og bibliotek.dk.
Rapporten munder ud i en bæredygtig model for udviklingen af det lokalbibliografiske arbejde, i en opstilling af følgende plan-oversigt med følgende prioritering af det videre forløb:
1. Oprettelse af lokalbibliografisk database
2. Promovering af Dansk Lokalbibliografi
3. Tidssvarende organisation
Projekt Oprettelse af lokalbibliografisk database har således fuldført første punkt i planoversigten.

 

 

Projektstart

Projektet blev indledt ved et møde den 14. februar 2007 mellem projektleder Jørgen Gram Christensen og DBC. Resultatet af mødet blev konfirmeret med PAL på et PAL-møde den 22. februar.
Udgangspunktet var databasens placering i DanBib-databasen som logisk database, med mulighed for samsøgning. Etableringen vha. udtræk af data til DBC fra eksisterende databaser blev på mødet med DBC fastsat til følgende rækkefølge:
1.) udtræk fra lokalbibliografierne for Frederiksberg Kommune, Frederiksborg Amt, Fyns Amt, Københavns Kommune, Nordjyllands Amt, Ribe Amt, Ringkøbing Amt, Roskilde Amt, Storstrøms Amt, Sønderjyllands Amt/Slesvig, Vejle Amt, Vestsjællands Amt, Viborg Amt og Århus Amt.
2.) udtræk af lokalsamlingsposter fra kommuner i Københavns Amt og Bornholms Amt.
Levering af data til DBC blev fastsat svarende til øvrige leveringer til DanBib. Udtræk skulle følge reglerne for aflevering af data fra fag- og forskningsbibliotekerne, dvs. vha. datafiler og transaktionsfiler med ftp til DBCs posthus. Efter modtagelse af den enkelte leverandørs datamængder skulle DBC i samråd med projektlederen og den enkelte leverandør dernæst foretage en vurdering af hvilke fejlrettelser, det vil være hensigtsmæssig at foretage centralt og/eller lokalt, maskinelt og/eller manuelt. Den enkelte post ville efter eksport beholde sit oprindelige, lokale faustnummer.
DBC skulle indledningsvis tildele de enkelte leverandører en identificerende ejerkode. Den lokalbibliografiske database ville hente sine lokaliseringer i DanBib, således at monografier og periodika hentede lokaliseringer hos de tilsvarende monografier og periodika, og analyseposter hentede lokaliseringer fra værtspublikationer.  Det stod fra starten klart, at der ønskedes sikkerhed for lokalisering – også forstået på den måde, at hvis der ikke ville kunne knyttes en bestillingsmulighed til posten, skulle det være muligt for brugeren at sende en forespørgsel til det afleverende bibliotek/lokalbibliografiredaktøren, som så var ansvarlig for at guide låneren videre/selv rette henvendelse til det relevante bibliotek.  
Ansvarsfordelingen i driftsfasen blev fastsat således: DBC har ansvaret for databasens vedligeholdelse og tekniske opdatering, DBC har ansvaret for modtagelse og implementering af de leverede udtræk og DBC har ansvaret for søgegrænseflade. Ansvaret for levering, vedligeholdelse og opdatering af data ligger hos den enkelte leverandør. Juridisk vil den leverede datamængde tilhøre den enkelte leverandør, også efter levering af udtræk til DBC.
Økonomien i driftsfasen ville blive udgiftsneutral, idet betalingen af driften i forvejen er dækket af DanBib-licensen.

I marts blev der foretaget de første indledende manøvrer med henblik på den kommende eksport til DBC. Vejle Bibliotek foretog test-eksport og der blev diskuteret diverse problematikker, bl.a. håndtering af fejl i poster ved modtagelse, afklaring af  id-sammenfald i faustnumre, tildeling af kommunekoder i en driftsfase på baggrund af ejerkoder samt antallet af ejerkoder tildelt i Københavns Amt.

Næste møde mellem projektleder og DBC blev afholdt den 26. april 2007. Her blev følgende poststruktur og tidsplan fastlagt:

Som det vil fremgå, blev struktur og indhold nu fastsat til det primære mål, på tværs af postleverandører, i stedet for at følge den først besluttede, slaviske eksport af hver enkelt lokalbibliografi. Som det ligeledes vil fremgå, blev Varde kommune nu også medtaget som egl. leverandør af DLB-poster.
På dette møde blev det også afklaret, at en evt. indlæggelse i bibliotek.dk ville afvente afslutningen af oprettelsen i Netpunkt, da ønsket/muligheden så vil være nemmere at vurdere for alle involverede parter. Indsamling af øvrige data af lokalbibliografisk interesse fra DanBib skulle ligeledes afvente dannelsen af delbasen for at se hvilke muligheder delbasen kunne give for fremfindelse af disse data.

Ultimo april 2007 engagerede Vejle Bibliotek dernæst Axiell til vedr. afklaring af eksportmuligheder for DDELibra-biblioteker, herunder forsøgsvis at udarbejde en funktion for automatisk, ugentlig eksport af lokalbibliografiske poster. Denne funktion blev senere udvidet til automatisk at kunne eksportere værtspublikationer til analyser, herunder værtspublikationer udenfor de logisk afgrænsede, lokalbibliografiske baser. Axiell oprettede den samlede funktion i en del DDELibra-baser, mod betaling af konsulenttimer.
Den 16. maj 2007 blev der afholdt et fællesmøde på DBC for de involverede lokalbibliografi-redaktører og IT-medarbejdere. På mødet blev der bl.a. givet information om klyngestrukturen i den kommende delbase, dataflow-processen og evt. systemafhængige typiske fejl, den løbende ajourføring af basen, strukturen i VIP samt om forhold vedr. bestilling af materialer, ligesom tidsplanen blev gennemgået.

DBC fik nu udarbejdet lister over såvel gamle som nye kommunekoder samt regionskoder, som således kunne tildeles posterne i en eksport.
Ultimo maj afholdt DBC endnu et afklarende møde, lokalt med Roskilde Bibliotek.
Den 6. juni 2007 forelå VIP-listen over deltagerne, og selve eksport-fasen kunne nu gå i gang.

 

Eksport-fasen

Allerede fra starten skulle eksport-fasen vise sig at være lidt mere problematisk end forventet.  En del biblioteker havde svært ved at forstå, hvorledes en manuel eksport skulle foregå, hvilket må tilskrives det manglende erfaringsgrundlag, efter flere års tilvænning til automatisk eksport. Dette forhold gav anledning til mange mails med forklaringer til den enkelte eksportør, på trods af, at der indledningsvis var udsendt kollektive mails med instruktioner fra projektledelsen.
Et andet forhold, der springer i øjnene ved en retrospektiv gennemgang af korrespondancen fra begyndelsen af perioden, er den virkning, som antallet af afviste poster i testresultaterne havde på nogle af eksportørerne. Testresultaterne gav således umiddelbart anledning til nogen forskrækkelse over åbenlyst store fejlmængder.
DBC gav i perioden mange indrømmelser overfor at foretage centrale rettelser – men der er heller ingen tvivl om, at der også lå et stort stykke arbejde til enkelte eksportører.
En speciel problematik i eksport-fasen drejede sig om analyser fra de digitaliserede lokalbibliografier, der i sagens natur eks. ikke indeholdt ISBN-nmre, ISSN-numre eller faustnumre, der henviste til værtspublikationer. DBC udarbejdede i den sammenhæng lister over titler på periodika fra den enkelte lokalbibliografis eksport-mængde. Disse lister dannede nu lokalt grundlag for verificering af værtspublikation og download og eksport til DBC af samme, som grundlag for en lokalisering af periodika. Dette blev et meget omfattende arbejde for den enkelte lokalbibliografiredaktør. Men det var også en del af et grundlag for en opdatering af egne data, idet det gav øget anvendelighed af en re-eksport af data fra DBC, naturligvis mod betaling.
 
I eksport-fasen blev der rettet henvendelse til bibliotekerne i de københavnske kommuner samt Bornholms amt vedr. eksport til basen. Desværre er det hidtil kun en begrænset del af disse kommuner, der har efterkommet ønsket om at eksportere poster til basen.

Følgende har eksporteret til basen:

 Den 5. september 2007 var den lokalbibliografiske base klar til at gå i luften. Der var på dette tidspunkt eksporteret ca. 200.000 poster til basen.

 

 

Basens struktur og søgefunktioner

Den lokalbibliografiske base er søgbar via Netpunkt.
Ved valg af DanBib i venstremenuen fremkommer basevalget i en nyetableret dropdown-menu i nederste højre hjørne. Her er der mulighed for valg af DLB-basen eller DLB+Standard (samsøgning med resten af DanBib.) Baserne kan også vælges i Opsætning, hvis man ønsker en af dem default.

Ved valg af DLB-basen fremkommer der endnu en dropdown-menu, hvor der er mulighed for afgrænsning på amt og kommune (ie. de indberettende kommuner).

Der er ikke mulighed for at afgrænse til hver enkelt, dansk kommune i menuen, idet det vil være for omfattende for menustrukturen. I stedet kan der i basen søges og skannes med søgekoderne kn og lkn på regions-, amtskommune- eller kommunenavn og -nummer.

Søgning i basen foregår i øvrigt på samme måde som alm. søgning i Netpunkt. Man skal dog være opmærksom på, at DLB-basens poster fremvises i post-klynger med de øvrige poster i DanBib. Den nationalbibliografiske post fremvises, hvis en sådan findes, og DLB-posten vises først ved valg af visning af post-klynge. DLB-postens data er naturligvis søgbare, skønt data i nogle tilfælde således ikke vil fremvises i det umiddelbart fremviste format.

Ved visning af posterne ses den lokalbibliografiske bases navn, fx Dansk Lokalbibliografi. Vejle Amt. Hver lokalbibliografisk base har fået sin egen VIP-base som kan vedligeholdes på samme måde som bibliotekernes VIP-base.

DBC har sat alle til ikke at modtage bestillinger gennem DanBib i VIP afsnit C. DanBib: 1. Bestillinger.
DBC har tilføjet denne tekst: Modtager ikke bestillinger. Bestil gennem centralbibliotek. Teksten vises i netpunkt hvis man klikker på 'i' ud for lokaliseringerne. Der er mulighed for, at bibliotekerne selv kan tilrette teksten.

De lokalbibliografiske samlinger modtager ikke bestillinger direkte. Hvis der ikke er andre lokaliseringer i posten, skal brugeren benytte bestilboksen, og ex. bestille hos det centralbibliotek, som dækker området.
Posterne kan som andre poster i DanBib downloades med hent eller accept.

 

Promovering

DBC har samtidig med åbningen af basen udarbejdet en informationsside på ’DanBib og netpunkt information’ (http://www.danbib.dk/index.php?doc=dlb) med søgevejledning mv.
DBC har desuden omtalt DLB-basen på DBC weblog (http://blog.dbc.dk/?p=60)
Endelig har DBC promoveret basen med en pop-up, der fortæller om basens eksistens, ved indlogning på Netpunkt.
Denne pop-up har været bibeholdt i nogle måneder – og er senere afløst af en pop-up, der har fortalt om DBCs overvejelser vedr. at lade DLB-basen indgå i base Standard.  

 

Konklusion

Projektet har gennem oprettelsen af den lokalbibliografiske database taget første skridt til en udvikling af samarbejdet i biblioteksvæsenet omkring registreringen af de lokale publikationer. Den landsdækkende, lokalbibliografiske base er en nyskabelse med stor nytteværdi for den professionelle bruger og er samtidig til gavn for fællesskabet og til styrkelse af konsensus omkring det lokalbibliografiske arbejde. Projektet har således fået et resultat af stor praktisk anvendelighed og blivende værdi og projektet har både givet lokalbibliografien en ny synlighed og sikret en højnelse af lokale og landsdækkende ressourcer.

Det er endnu for tidligt, at lave deciderede målinger af anvendelsen af DLB-basen. Her skal blot konstateres, at projektet har modtaget mange tilbagemeldinger, der fortæller om basens store anvendelighed.

Vedr. styrkelsen af den lokale konsensus, har denne bl.a. fået følgende udtryk:
Odense Centralbibliotek har efter projektet bestilt en database hos Axiell til Fynsbibliografien. Dermed går bibliografien fra at være fordelt på ikke mindre end to cd-rommer (uden søgemulighed), en beholdningsbase (Lokalhistorisk biblioteks materialesamling) samt lokalbibliografiske poster i hhv. bibliotekets basiskopi og artikelbasekopi – til at være ét samlet hele.
Helt tilsvarende går lokalbibliografien i Århus nu fra at være fordelt på cd-rom og database nu til at blive samlet i én database – ligesom det har haft betydning for tildelingen af personaleressourcer til området.

Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig vil nu i samarbejde med Sønderborg Bibliotek gøre en målrettet indsats for at udbygge registreringen af den lokale litteratur i det tidl. Sønderjyllands Amt. Et tema-møde vil blive afholdt den 17. januar 2008.

 

Fremtidsperspektiver

Vedligeholdelsen af den lokalbibliografiske database i DanBib er nu afhængig af de involverede bibliotekers engagement.  Kun gennem stadige leveringer af nye katalogiseringer kan basen bibeholdes som en aktuel og ’levende’ base.

Mht. til præsentation af data i bibliotek.dk, blev man den 12. december 2007 på et møde mellem Biblioteksstyrelsen, biblioteksforeninger og DanBib-opdragsgivere enige om at følge opfordringen fra DLU og en række større biblioteker om at sætte projektet 'Dansk Lokalbibliografi i bibliotek.dk' på bibliotek.dk's udviklingsplan for 2008.